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Para os cartórios, o que muda com a lei de proteção de dados?

O advogado e consultor com experiência internacional em direito tributário e empresarial, Diogo Luiz Araújo de Benevides Covêllo, concedeu entrevista à Associação dos Notários e Registradores do Estado do Rio Grande do Sul (Anoreg/RS) para falar sobre a aplicação e o impacto da LGPD nos serviços notariais e registrais.

“O impacto é substancial no dia a dia da serventia, haja vista a obrigatoriedade de adequação às normas, o dever de orientação ao público, a mudança na relação com os fornecedores (sistema, nuvem, suporte técnico, etc.), as formas de armazenamento dos documentos, a criação de estrutura para melhor atender o público”, destaca Diogo.

Leia a entrevista completa:

Anoreg/RS – Para os cartórios, o que muda com a lei de proteção de dados?

Diogo Covêllo – Com a lei de proteção de dados as rotinas cartorárias devem se alterar em razão do maior rigor no tratamento dos documentos. Aos notários e registradores competem fixar diretrizes para a recepção, utilização, armazenamento e descarte dos dados entregues aos cuidados de seus colaboradores, a fim de evitar o uso indevido.

A título de exemplo é possível citar procedimentos até então considerados comuns que não irão mais subsistir: 1) utilização de cópia de documentos pessoais como rascunho; 2) descarte do documento realizado sem os cuidados para inviabilizar sua utilização futura; 3) disponibilização dos anexos da escritura pública; 4) ausência de senhas nos computadores; 5) falta de identificação do colaborador que acessou documentos dos usuários; etc.

Anoreg/RS – Como a LGPD impacta os cartórios notariais e de registro?

Diogo Covêllo – O impacto é substancial no dia a dia da serventia, haja vista a obrigatoriedade de adequação às normas, o dever de orientação ao público, a mudança na relação com os fornecedores (sistema, nuvem, suporte técnico, etc.), as formas de armazenamento dos documentos, a criação de estrutura para melhor atender o público.

Anoreg/RS – Quais tipos de medidas notários e registradores devem adotar de acordo com a LGPD?

Diogo Covêllo – As medidas a serem empregadas envolvem desde orientações até a necessidade de investimentos, perpassando pela publicização da forma de tratamento dos dados pessoais.

Os titulares das serventias extrajudiciais possuem grandes desafios, visto a necessidade de: treinamento da equipe, mudança de rotinas, alteração na forma de entrega de certidões (necessidade de requerimento), adoção de procedimentos visando o aumento da segurança, investimento em segurança digital, criação de novas atribuições aos colaboradores (DPO, encarregado, operador, etc.), detalhamento do fluxo de vida dos documentos, criação de política de privacidade e descarte da documentação, publicização da forma de tratamento dos dados, celebração de aditivos aos contratos com os prestadores de serviços e colaboradores, dentre outras.

Todas as ações a serem tomadas dependem ainda de uma efetiva fiscalização, consequentemente, o Cartório deverá indicar os responsáveis pelo exercício de tal função, além de um canal de comunicação.

Na realidade o que ocorrerá de fato será uma espécie de compliance no tratamento de dados.

Anoreg/RS – Qual a importância das serventias se adequaram à LGPD?

Diogo Covêllo – Podemos dividir essa questão em duas respostas, uma delas direcionada aos usuários e outra ao próprio titular da serventia extrajudicial.

No que tange ao público, as cautelas a serem empregadas pelos Cartórios auxiliarão no sentimento de preservação e segurança de suas informações pessoais, além de contribuir com a cultura das boas práticas no serviço público. Ademais, a implementação da LGPD resultará numa maior confiabilidade na própria estrutura do Poder Judiciário.

Já para os titulares das serventias extrajudiciais a adequação à lei resultará no cumprimento das normas das corregedorias locais e do provimento n. 74 do CNJ – implementação firewall, proxy e storage -, igualmente, evitará aplicações de sanções de toda ordem, inclusive, abertura de processo administrativo.

Anoreg/RS – Qual a importância da atividade notarial e registral no processo de desjudicialização e desburocratização dos serviços?

Diogo Covêllo – A atividade notarial e registral é de fundamental relevância na desjudicialização, visto seu papel na redução de litígios. Isso se deve ao alcance célere do resultado pretendido, custos menores (desnecessidade de contratação de advogados, peritos, pagamentos de taxas a cada nova renovação de diligência), a sua presença nos municípios e a obrigação de consultoria gratuita.

Já a contribuição para desburocratização decorre da simplificação de procedimentos se comparado com um processo judicial, de uma maior flexibilidade na implementação das ferramentas no atendimento ao público e do menor rigor na utilização de mecanismos para facilitar a prestação do serviço.

Esse conjunto de características somadas à independência da gestão da atividade conferem às serventias extrajudiciais um papel relevante na desburocratização e desjudicialização dos serviços.

Anoreg/RS – Como avalia a atual prestação dos serviços extrajudiciais?

Diogo Covêllo – Considero imprescindível, principalmente, devido à dinâmica da sociedade moderna, a qual não é mais compatível com um caminhar regular da prestação judicial.

O aumento da gama de atividades, anteriormente restritas ao Poder Judiciário, apenas corrobora o quão exitosos estão sendo os Cartórios no desenvolvimento de suas tarefas.

Fonte: Assessoria de Comunicação – Anoreg/RS

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